Deadlines

When I told my friend Maxim (pronounced Maxeem) that I was working against a deadline, he blurted in his adorable French accent, “Whazat mean?” He continued, “You gonna be dead if you don't make it? The sun will stop shining? The birds will stop singing? The trees will stop growing?” Well, that certainly put me in my place, and as Maxim always does, he moved me from anxiety to laughter.

Maxim told me he knew of no other culture which uses such a severe word as DEADline to indicate the time when something is due. So I decided to check it out. I ran to my Larousse, which indeed seemed to struggle with a translation. It gave two words for deadline; date and limit. Eva from Argentina couldn't come up with any Spanish word even close to deadline. And my friend, Radomir said in Serbian the word means “the ending time”. In Hebrew the translation was last season. Other cultures seem to take life easier than we do; they have softer words and concepts and give some leeway.

Maxim who is now retired, but had a career here in the US, says he never experienced a deadline. He never missed a day of work and never missed doing anything that was expected of him. He always arrived early towork and planned his day so that he finished early. And, I might add, I never met a person with a better sense of joie de vivre. He made sure good times were part of each day.

A friend needed to drive to San Francisco from Los Angeles to take care of some things for his mother one weekend. He left a lot of work on his desk before setting out, so he spent the trip there thinking about when he'd get to his mother's (one deadline), and on the return trip he obsessed about the work left unfinished at home (more deadlines). He completely missed the journey because he remained in a state of anxiety by focusing all his attention on deadlines. What a shame as the Pacific Coast Highway is one of the most beautiful drives in the world.

How about reevaluating your deadlines?

Plan better. Think ahead about the deadlines you have and those you set for others. Is there a way you can soften them? Break them into smaller steps and write them in your calendar.

Reward yourself for the small steps you complete and show appreciation to others who complete the task you asked of them.

by Dorene Lehavi, Ph.D.

Avoiding the ‘Always Available’

Well don’t we just have it all at our fingertips these days? Mobile telephony, satellite monitoring, wireless go anywhere internet connection, SMS and ‘always on’ email straight to our palm devices.

As soloists, there’s no excuse for failing to stay in touch with our work (and our clients) regardless of where we are or when. The marketers of course, would have us believe this is all good.

I disagree. Sure, some of it can be good and at times it is very convenient, but the worrying trend is that always available may become the workplace norm.

A quick glance at how these new services are being marketed and you’ll see imagery depicting young, happy executives tapping away at the keyboard while at the beach or in the garden. In the distance we see friends and family supposedly playing and communing happily.

Everyone is doing what they love. How nice.

Let’s now consider the reverse scenario: Friends and family playing happily in the office while you work. Do you reckon you’ll get much done? Nope. Me neither. You’ll be distracted and certainly won’t be concentrating on your work.

Relaxing with friends and family isn’t a totally passive past time. You need to participate if you are to give and receive. It’s called ‘being present’. If you’re not joining in, all you’re really doing is moving the office to a new location…and one where nothing terribly meaningful is achieved.

Let’s look at other implications of the always available trap.

Remember the good old days when you took a day or two off and were pleasantly surprised when everything ran smoothly in your absence? The times when your clients and associates rose to the challenge of management and decision-making and showed themselves much more capable than you had given credit?

Why would anyone risk making a decision about anything now, when you’re just a moment away?
On the other hand, if you want to make every micro decision (er, control freak!) then carry on, you’re doing just fine.

While some soloists may quite rightly say that being always available and in-touch is wonderful for their business, a survey on our site suggested over 72% of you would be more than happy if a surprise law banned mobile phones. Chances are partners and friends are sure to agree!

The answer to this is not that complex. Being available can most certainly be good, but we have to establish boundaries with our colleagues and clients.

If you don’t stay in control of your involvement in your business, you’ll forever be its prisoner.
That doesn’t sound like a good recipe for loving your work does it?

by Robert Gerrish

TIJDSANALYSE ALS VERTREKPUNT

Het uitgangspunt binnen timemanagement is de manier waarop u nu, op dit ogenblik, uw werktijd indeelt.Uw geheugen zal u daarbij tot op zekere hoogte in de steek laten: de tijd die u verloor door tijdens een meeting naast de kwestie te discussiëren of die u verprutste door naar een bepaald dossier te zoeken zal u minimaliseren.

Niemand geeft trouwens graag toe dat een deel van zijn/haar werkdag verloren gaat aan eerder inefficiënte handelingen.Bovendien zal u u misschien niet realiseren dat er dagelijks momenten zijn waarop het sowieso slechter gaat, gewoon omdat u energiepeil fluctueert.

Wie echt wil werken aan een efficiënter tijdsbeheer zal daarom beroep moeten doen op een logboek. Aan te raden is om, gedurende enkele dagen en in blokjes van een half uur, te noteren waar u mee bezig bent en hoe vlot dat gaat.

Geef bijvoorbeeld aan dat u u kort na de middag minder energie voelt.
De bedoeling is om nadien te kijken wat u allemaal gedaan hebt en, belangrijker nog, hoe lang u het gedaan hebt.

U zal tot uw eigen verbazing merken dat u onverwacht veel tijd verliest met bepaalde dingen zoals uw e-mail lezen, onverwachte telefoons, naar meetings gaan of inspringen voor uw collega's.

tips voor op het werk

1. Maak dagelijks een doe-lijst zodat je geen tijd moet verspillen door te proberen onthouden wat je die dag allemaal nog moet doen.


2. Doe liever geen 2 of 3 dingen tegelijk. Je verprutst nodeloos tijd door te switchen tussen taken en door steeds te moeten hernemen waar je gestopt was.


3. Wees realistisch in het stellen van deadlines, ook voor je medewerkers. Een deadline moet normaal gezien stimuleren, niet stresseren.


4. Vereenvoudig je leven. Misschien is het helemaal niet nodig dat je elke dag de krant van de eerste tot de laatste letter leest of dat je alle meetings van de marketingafdeling bijwoont.


5. Durf vrijaf te nemen en te ontspannen. Denk eraan dat werkvakantie een contradictio in terminis is.


6. Bouw denktijd in, tijd om nieuwe ideeën te ontwikkelen of om je gedachten te ordenen.


7. Als je een gesprek niet nodeloos wilt rekken, stel je best geen open vragen.


8. Dingen die je niet graag doet, doe je best als je goedgezind bent. Vermijd het om ze te doen wanneer je moe bent.


9. Probeer op tijd te zijn op vergaderingen, afspraken,... Zo vermijd je nutteloze wachttijd.


10. Gun jezelf extra tijd door taken te delegeren.


11. Managers moeten vaak stapels literatuur doornemen. Bepaalde leestechnieken (snellezen, diagonaal lezen, screenen,...) kunnen hier zeker bij helpen.


12. Hoe goed je ook opschiet met collega's, soms wil je gewoon niet gestoord worden. Een gesloten deur doet dan wonderen. Zit je in een open werkruimte, dan kan je non-verbaal laten merken dat je bezig bent door je bijvoorbeeld niet naar je collega te richten of door oogcontact te vermijden. Lukt ook dat niet, dan kan je het ook gewoon zeggen natuurlijk.

[bron: Vacature]

Timemanagement in zes eenvoudige stappen

De meeste managers weten alleen maar dat 'ze het druk hebben' maar kunnen in de regel niet benoemen waarmee. Vaak is het een kwestie van verkeerd omgaan met dat ene schaarse goed: tijd. Voor alle managers en ondernemers die het zo druk hebben en geen slaaf maar meester van hun werk- en vrije tijd willen zijn, heeft Phil Kleingeld een mini-cursus timemanagement in zes eenvoudige stappen in petto.

De meeste managers weten alleen maar dat 'ze het druk hebben' maar kunnen in de regel niet benoemen waarmee. Wat zeker is, is dat ze aan het einde van een lange werkdag als een zoutzak op de bank ploffen om daarna al zappend in slaap te vallen. Vakantie kunnen ze nauwelijks nemen en als ze er dan toch met het gezin op uit te trekken, dan kunnen ze het werk niet laten voor wat het is en zitten op hun vakantie met de laptop op schoot en staat hun gsm rood gloeiend. Met deze verkeerde werkinstelling is het dus niet gek dat menig manager in de stress raakt. En dat -als het maar lang genoeg aanhoudt-, een stevige burnout, om de hoek ligt. Voor alle managers en ondernemers die het zo druk hebben en geen slaaf maar meester van hun werk- en vrije tijd willen zijn, volgen hier zes eenvoudige stappen.

Stap 1: Moet ik dit doen?

Onvoldoende assertieve managers en ondernemers voelen zich vaak 'gedwongen' om werk te verrichten omdat ze geen 'nee' durven, kunnen of willen zeggen tegen hun baas, collega's of klanten terwijl dat toch eigenlijk is wat ze zouden willen zeggen.- 'Bart, wil je iets voor me doen?'- 'Natuurlijk, wat?'Verkeerd antwoord! Zeg nooit 'ja' tegen iets waarvan u niet weet hoe omvangrijk de job is, wanneer het gedaan moet worden, of u daar wel de geschikte persoon voor bent, of u er wel tijd voor heeft. Bedenk, het zijn meestal dezelfde mensen die het je vragen. Ze weten dat je geen 'nee' kunt zeggen en daarom komen ze naar jou toe en niet naar de meer assertieve collega die durft zeggen: 'Nee, het gaat niet. Deze week heb ik daar geen tijd voor. Als het vlug moet, moet je iemand anders zoeken.'

Stap 2: Moet ik dit doen?

Juist, de klemtoon ligt nu op 'ik'. Veel managers en ondernemers sneeuwen onder omdat ze denken alles zelf te moeten doen of dat zij de enigen zijn die iets kunnen. Zij onderschatten hun medewerkers en houden er een schijnwijsheid op na: 'Tegen de tijd dat ik heb uitgelegd hoe het moet, heb ik het zelf al gedaan.' Managers die zelf alleen maar iets kunnen, houden hun personeel dom en krijgen ze daarom een rekening gepresenteerd die stress heet. Dus, delegeer! Begin simpel, complimenteer, laat ruimte voor fouten, gooi geen rotklussen over de schutting en delegeer alleen werkzaamheden die u veel tijd besparen.

Stap 3: Moet ik dit doen?

Hier gaat het om het stellen van de juiste prioriteiten. Er zijn managers die menen dat er vier soorten prioriteiten bestaan:- Haast,- Veel haast,- Super veel haast en- Paniek haast.

Ga eerst aan de gang met de dingen die belangrijk zijn en geen uitstel kunnen vergen. Vervolgens werkt u aan de routine zaken die geen uitstel kunnen vergen en als laatste werkt u aan belangrijke en routine zaken die kunnen wachten. Verdeel grote klussen in hapklare brokken over uw agenda. Doe dus niet eerst de dingen die leuk zijn, maar de dingen die nodig zijn zoals het vandaag nog opruimen van uw kantoor! Nee, niets in laden schuiven maar weggooien wat u kunt weggooien. In geval van twijfel: weggooien. Er is altijd wel iemand die een kopie heeft.

Stap 4: Moet ik dit doen?

Stel niets onnodig uit als het belangrijk is; doe het nu. Maar geldt dat ook voor de andere werkzaamheden. Het vooruitschuiven van rotklussen is een van de grootste veroorzakers van stress en u kunt dit eenvoudig vermijden door een goed en vooral niet te krap agendabeheer. Maak een reële schatting van de tijd die u voor een klus nodig heeft en tel daarbij 15 procent op. Laat vervolgens 20 tot 30 minuten tussen de laatste en de volgende klus. Loopt een klus uit, dan gaat de rest van uw agenda niet de mist in. Hebt u een secretaresse? Stem de agenda samen af en instrueer hoe u die gepland wilt hebben. Plan dagelijks en... houdt u aan de planning. U hebt nu namelijk een prima reden om 'nee' te zeggen.

Stap 5: Moet ik dit doen?

Bij wat grotere onderneming zijn ooit eens procedures en regels geïntroduceerd die een bepaald doel dienden maar die nu hun betekenis hebben verloren. Waarom kunnen die alleen bij reorganisaties opgeruimd worden? Dus, kijk eens kritisch naar bepaalde werkzaamheden en vraag u af: 'Moeten we dit nu nog doen?' Denk aan dubbel archiveren, onnodig post inschrijven, teveel abonnementen, onnodig veel lezen, vergaderen, reizen in plaats van teleconferencing of elkaar halverwege ontmoeten et cetera.

Stap 6: De 72 uur regel

Om te voorkomen dat u toch vervalt in de grootste timemanagemenet valkuil, uitstel, doet u er verstandig aan binnen nu en 72 uur de eerste acties te ondernemen om de baas van uw tijd te worden en ruimte te maken voor uw gezondheid, uw collega’s, gezinsleden, vrienden en klanten. Communiceer dat u veranderingen wilt aanbrengen en trek u niets aan van negatieve opmerkingen. Het gaat nu even om u en uw tijd.